Datenschutzerklärung
(Stand: 06.08.2025)
1. Verantwortlicher
Ukrainian Culture Network e.V.
Speditionstraße 15a
40221 Düsseldorf, Deutschland
E-Mail: privacy@ukrcul.net
Telefon: +49 151 55285641
Vertreten durch den Vorstand:
Varvara Mozhaieva · Kateryna Chaukina · Natalia Hartwell
2. Datenschutzbeauftragte*r
Nach Art. 37 ff. DSGVO i. V. m. § 38 BDSG ist zurzeit kein Datenschutzbeauftragter zu benennen, da weniger als 20 Personen ständig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten.
Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an den Vorstand (privacy@ukrcul.net).
3. Allgemeine Hinweise
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit
- der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO),
- dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und
- sonstigen einschlägigen Vorschriften.
EU Data Act: Die Verordnung (EU) 2023/2854 gilt ab 12 September 2025. Als eingetragener Verein betreiben wir keine vernetzten Produkte / IoT‑Dienste; wir beobachten die Rechtsentwicklung und passen diese Erklärung bei Bedarf an.
4. Kategorien verarbeiteter Daten
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Kontaktdaten | Name, E‑Mail, Telefonnummer, Postanschrift |
| Spenden‑ & Transaktionsdaten | Zahlungsart, Betrag, Verwendungszweck, Buchungsnachweis |
| Mitglieder‑ & Freiwilligeninfos | Eintrittsdatum, Fähigkeiten, Tätigkeitsbereiche |
| Kommunikationsdaten | Inhalte & Metadaten aus E‑Mails, Telefonaten, Messenger‑Chats |
| Webseitendaten | IP‑Adresse, Browser, Betriebssystem, aufgerufene Seiten, Zeitstempel |
| Newsletter‑Daten | E‑Mail, Double‑Opt‑In‑Zeit, Abmeldestatus |
| Foto‑/Videoaufnahmen | Bilder & Ton von Veranstaltungen |
5. Zwecke & Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Mitglieder‑ & Spendenverwaltung, Zuwendungsbestätigungen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Erfüllung gesetzlicher Pflichten (insb. Steuer‑ & Gemeinnützigkeitsrecht) | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Vereins‑ & Projektkommunikation, Newsletter | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) / lit. f (berechtigtes Interesse) |
| Beantwortung von Anfragen | Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO |
| Betrieb, Sicherheit & Optimierung der Website | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Foto‑/Videodokumentation von Veranstaltungen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 23 KUG |
Hinweis zu Foto-/Videoaufnahmen bei Veranstaltungen
Bei unseren Vereinsveranstaltungen können Fotos oder kurze Videos entstehen, die wir
- zur Dokumentation unserer Arbeit,
- für Berichte an Förderer sowie
- für Beiträge auf Website und Social Media
nutzen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Öffentlichkeitsarbeit
(Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) in Verbindung mit § 23 KunstUrhG.
Ihre Rechte: Sie können uns jederzeit – schon vor Ort oder nachträglich – mitteilen,
dass Sie nicht abgebildet werden möchten. In diesem Fall löschen oder verpixeln wir
die Aufnahme bzw. nehmen bereits veröffentlichtes Material wieder offline.
Kontakt: privacy@ukrcul.net.
6. Empfänger*innen & Drittlandübermittlungen
Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern
- Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
- dies zur Vertragserfüllung nötig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder
- eine rechtliche Pflicht besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
6.1 Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)
| Dienst | Sitz / Server | Zweck | Garantien |
|---|---|---|---|
| Namecheap, Inc. | Phoenix (USA) / Amsterdam (NL) | Web‑Hosting & Server‑Logfiles | AV‑Vertrag + SCC |
| Google Drive (Google Ireland Ltd.) | Dublin (EU) / Google LLC, USA | Cloud‑Speicher (Mitglieder‑ & Spenderlisten) | AV‑Vertrag + SCC; Google LLC nach EU‑US DPF zertifiziert |
| PayPal (Europe) S.à r.l. | Luxemburg / weltweit | Zahlungsabwicklung Spenden | PayPal‑DPA + SCC |
| Deutsche Skatbank | Altenburg (DE) | Zahlungsabwicklung Spenden | Bankgeheimnis / § 30a AO |
Weitere Auftragsverarbeiter werden nur eingesetzt, wenn ein Art. 28‑konformer Vertrag besteht; aktuelle Liste auf Anfrage unter privacy@ukrcul.net.
6.2 Drittlandtransfers
Bei Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf den EU‑US Data Privacy Framework‑Angemessenheitsbeschluss (sofern der Dienst zertifiziert ist) oder auf Standard Contractual Clauses (SCC), ergänzt um technische & organisatorische Schutzmaßnahmen (z. B. Verschlüsselung).
7. Hosting & Server‑Logfiles
Beim Aufruf unserer Website werden durch Namecheap‑Server automatisch folgende Daten verarbeitet: IP‑Adresse, Datum/Uhrzeit, Referrer‑URL, Browser‑/OS‑Infos, Hostname.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an technischer Sicherheit).
8. Drittanbieter‑Dienste
8.1 Zahlungsdienstleister
- PayPal (Europe) – https://www.paypal.com/myaccount/privacy/privacyhub
- Deutsche Skatbank – https://www.skatbank.de/datenschutz.html
8.2 Kommunikationsdienste
- WhatsApp Ireland Ltd. – Einwilligungsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Datenschutzerklärung: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
8.3 Google‑Dienste
| Dienst | Zweck | Hinweis |
|---|---|---|
| Google Analytics | Nutzungsanalyse; IP-Anonymisierung; Opt-out: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout | Wird erst nach Einwilligung über Complianz geladen; setzt Analyse-Cookies (_ga etc.) zur Statistik. |
| Google Fonts | Darstellung externer Schriftarten | Beim Abruf können IP-Adresse und Browserdaten an Google-Server übertragen werden; erfolgt erst nach Opt-In über Complianz. |
| Google Maps | Kartendarstellung | Ohne Einwilligung wird nur eine Platzhaltergrafik angezeigt; erst nach Opt-In wird eine Verbindung zu Google aufgebaut. |
| YouTube | Videoeinbettungen | Zwei-Klick-Lösung: Erst nach Klick auf „Load video“ wird eine Verbindung zu YouTube hergestellt und Marketing-Cookies gesetzt. |
| Google Drive | s. oben (Cloud-Speicher) | Zugriff erfolgt ausschließlich vereinsintern; keine öffentliche Einbettung, daher keine Datenübertragung an Website-Besucher. |
Datenschutz Google: https://policies.google.com/privacy
8.4 Social‑Media‑Plattformen
- Instagram / Facebook (Meta Platforms Ireland Ltd.) – https://www.facebook.com/policy.php
- LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Co.) – https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO): Für „Insights“-Statistikdaten handeln Meta / LinkedIn und wir als Joint Controller. Informationen zur Art. 26‑Vereinbarung finden Sie auf den jeweiligen Plattformen. Sie können der Verarbeitung zu Analysezwecken jederzeit widersprechen.
9. Cookies & Consent‑Management
Unsere Website nutzt das Consent‑Management‑Plugin Complianz – GDPR/CCPA Cookie Consent (Complianz B.V., Kalmarweg 14‑5, 9723 JG Groningen, NL).
- Beim Erstbesuch erscheint ein Banner, in dem Sie nicht‑essenziellen Cookies/ Diensten zustimmen oder sie ablehnen können.
- Complianz protokolliert Einwilligungen mit anonymisierter Consent‑ID, Zeitstempel, Policy‑Version; Speicherdauer: 2 Jahre (Art. 7 Abs. 1 DSGVO, § 25 TTDSG).
- Ihre Auswahl können Sie jederzeit über das Schild‑Icon links unten widerrufen oder anpassen.
| Kategorie | Beispiele | Dauer | Opt‑In? |
|---|---|---|---|
| Essenziell | PHPSESSID | Sitzungsende | nein |
| Analyse | _ga (Google Analytics) | 14 Monate | ja |
| Marketing | VISITOR_INFO1_LIVE (YouTube) | 6 Monate | ja |
10. Datenspeicherung & Sicherheit
- Speicherfristen richten sich nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO und steuerrechtlichen Vorgaben (§§ 147 AO, 257 HGB). Spendenbelege werden 10 Jahre, Mitgliederdaten bis 2 Jahre nach Austritt gelöscht, sofern keine längeren Pflichten bestehen.
- Technische & organisatorische Maßnahmen: TLS‑Verschlüsselung, Verschlüsselung‑at‑Rest bei Google Drive, Multi‑Factor‑Authentication, rollenbasierte Zugriffsrechte, regelmäßige Back‑ups.
11. Rechte der betroffenen Personen
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Beschwerderecht: Sie können sich an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein‑Westfalen (LDI NRW, Kavalleriestr. 2‑4, 40213 Düsseldorf, poststelle@ldi.nrw.de) oder den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit wenden.
Kontakt zur Ausübung dieser Rechte: privacy@ukrcul.net.
12. Änderungen dieser Erklärung
Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, sobald technische Änderungen oder gesetzliche Neuerungen dies erfordern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter https://www.ukrcul.net/datenschutz.